平成20年度より佐賀県で全県一斉にスタートした「学校事務の共同実施」に係る、佐賀市大和支援室のブログです。
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「年度末、年度始事務について」

1.当面の事務処理
県展画集、文集きらりどちらも納品済み。忘れずに財務処理する。平成25年4月1日昇格及び復職調整内申書は、教職員課からの資料を基に漏れがないよう作成する。旅費過不足調査(3/26〆切)は呼び込み旅費が見込め次第、作成し室長に提出する。今年度購入分理科備品を理振台帳に入力する。

2.学校徴収金の口座引き落し手数料について
今後、校長会のなかに検討委員会を設置することとなった。事務職員は検討委員会の下部として助言してサポートするかたち。Sネット仮予約は、佐賀銀行より「仮予約書」が送付されてから佐賀銀行担当者が来校し説明をする流れ。

3.森指導員の話
①学事課の学校徴収金指導訪問結果集約が完了した。指摘事項は近日中に匿名で市内全校に周知する(松梅小は指摘事項なし)。②耐震点検結果を踏まえた転倒・落下防止策は、市教委から25年度中に何かしら講じられる。③ピアノインシュレータが配布されたが、付属の敷き紙は使用せずそのまま乗せる。敷き紙を使用すると、反対に滑りやすくなるため。④安全点検のチェック項目を追加した様式を市内統一した様式を作りたい。4月施行に間に合うよう急ぐ。

4.人事異動事務
・一斉呼び込みのときは通勤届関係など早急に必要な資料だけ持たせればよい。履歴書は4/1以降でも遅くない。
・有明沿岸道路、江北芦刈バイパスを利用する職員がいれば注意。
・履歴書、給与台帳を忘れずに整備しておく。
・川上小の施設点検は延期。帳簿点検は3/20まで完了。

*第27回大和支援室実践会議 3月29日(金) 15:00~ 春日北小学校
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「佐賀銀行手数料について」

1.当面の事務処理
平成24年度学校集金決算・監査を実施し、5/31までに学事課へ報告する。県展画集、文集きらり、佐賀新聞等への精算払いに注意。市有財産(教育財産)目的外使用許可申請書の提出(3/22〆切厳守)。異動事務に備えて給与台帳、履歴書整理を行う。年度末の児童手当支給事務(3/31付、3/21〆切)。

2.平成24年度県費旅費執行状況調査
一斉呼び込みのために3/27〆切で、教職員課から旅費調査が来る。佐賀市内での事前付替えは3/13日に完了している。

3.学校徴収金に係る佐賀銀行口座振替手数料について
金融機関のオープン化が3/1の佐賀市校長会で継続保留とされた。今後は25年度から手数料引下げが予定されていた学校は予定通り20円に引き下げられるが、26年度からは未定。また、オープン化が実施されたとき必要になる「Sネット」というサービスは通常入会費3万円が取られるが、今年度中にSネットを利用する可能性があるとの意思表示をすれば26年度に入会した場合の入会費が無料となる。しかも意思表示に拘束されず、入会しなくてもペナルティはない。よって、大和支援室では入会する意思表示をすることで共通理解した。近日中に佐賀銀行から各校へその確認に来校されるので、「入会するかもしれない」との回答をする。

4.その他
・人事異動に係る書類データのやり取りはFAXを使用せず、メールで行う(佐賀市内統一)。
・筆耕料の消費税表記は必要ない。消費税自体が発生しない。
・呼び込み時、4/1出勤時、赴任式時で持参書類が人によってバラバラなので、どの段階で何を持参するかの統一を希望する意見が出た。
・松梅小中の施設点検を実施。帳簿点検は松梅小3/11、松梅中2/28まで完了。

*第26回大和支援室実践会議 3月21日(木) 14:00~ 川上小学校

「県費関係文書ファイリング導入」

1.当面の事務処理
学校評議員謝金は早めに支出命令処理をする。その際、支払額調書の所得税率に注意する。5,000円に対して10.21%となっている。24年度末で児童手当支給対象から外れる職員は2・3月分のみ報告するようになる。近日中に通知あり。

2.平成24年度県費旅費執行状況について
3月5日頃に教職員課が旅費調査を行なうことに先行して、市内での付替えの可能性を探るために前回同様の調査が行なわれる。注意する点は、呼び込みによる旅費を含めた見込み額を出さなければならない点。前年度を参考にすること。前回の調査で報告された過不足は100%改善されているため基本的には変動はないと予想されるが、前回調査時点からの変動もあるため漏れのないよう報告する。

3.県費関係文書ファイリング
平成25年度から佐賀県内一斉に県内義務制統一の文書ファイリングシステムが導入される。これにより異動による混乱の軽減が見込まれる。導入まであと1ヶ月なので導入準備を着々と進める。分類表に、年度、廃棄年度、担当者、保管場所を入力できればなお分かり易いとの意見も出たが、まずはそのままの様式を使用する。

4.その他
・春日小扶養手当事例研究
・公印使用簿作成…新年度から作成する方向。使用方法については現在森指導員が教育総務課と協議をしている。
・諸手当認定…通勤手当1件(春日小)、住居手当・通勤手当各1件(大和中)
・春日小帳簿点検…全県費職員1月分まで完了。

*第25回大和支援室実践会議 3月12日(火) 14:00~ 松梅中学校

「第2回大和学校運営支援室協議会」

1.開会 11:00~
司会は、大和中学校七田事務主幹が進行。

2.会長挨拶
中心校である春日北小学校緒方校長から共同実施に対する労いの言葉を頂いた。

3.業務報告
平成24年度年間計画と共同実施について報告。大規模校に行けば帳簿点検に時間がかかり終了時間を超過することも多かったことなど報告。桑原教頭から今年度大和中は監査が重なったが、共同実施での監査支援や事務主幹による業務負担軽減のおかげで乗り切ることができた。教頭会でこのことを話すとうらやましがられることがあったので、全市的にこのような支援が統一して行なわれてほしいとも言われた。また原校長から学校徴収金システムに関して、児童手当天引きに対象外があることでPTA会費を払わない保護者が出てくる不安があると言われたが、森指導員が学事課と文科省が協議を重ねて天引き対象費目を増やした経緯を説明し、義務制のPTA活動は地域密着で目に見えるものなのでこの制度が原因で滞納が増えることはないだろうと回答し納得された。そのほか森指導員からは来年度の電子黒板導入が早くても9月となることも示された。

4.次年度の課題
学校徴収金システムについて、平成25年度当初からスムーズに稼働できるよう移行準備をすすめることを確認。中島校長から来年度は各校の施設設備点検も輪番制で行なって頂きたい。とくに小学校の遊具点検には力を入れてはどうかと提案して頂いた。


5.「統括事務長」の配置(平成25年度より)
統括事務長の設置について森指導員から、「共同実施の地域間格差を埋めるため、地域を束ねる職務」として説明。ほかに①旧教育事務所ごとに1名、県下で5名が任命される。②教育事務所副所長を兼任するが、学校に配置される。③事務長の定員枠とは別枠で、格付けは6級であることなども説明された。これに対して、緒方校長から旅費はどの所属が負担するのかとの質問が出され、今のところ明確にはなっていないが、おそらく児童支援教員のように学校旅費に付加されるのではないかと回答された。杉浦校長からは学校に配置された場合の校内での立場について、校長と立場が同等となると学校運営が不安定になるとの指摘がなされ、学校内では学校長が第一に権限を持つとの認識でよい。ただ、統括事務長がどの程度校務分掌を担うのかは配置校での取り決める必要があると回答された。

6.教育委員会(学事課より)
まず事務室全体のメンタルヘルスについて、校納金事務などは市費嘱託職員と協力して処理する必要があるため、コミュニケーションを円滑にすることが大切であることを話された。次に寄付金受納については校長がすぐに市教委に送るのではなく、校内で起案決裁を取ってから市教委に挙げるように呼びかけされた。最後に監査での予備指摘事項で公印使用簿が焦点となっていることが紹介された。現在、多くの学校が作成していないが、今後は作成・記入が必要となる見込みで、現在学事課と教育総務課が取扱い要領について協議しているとのこと。なるべく学校の負担が重くならないようにしたいと言われた。ほかにも平成25年度採用者から行政職と学校事務の任用が一本化されることが紹介された。来年度学校事務職員として配属された新採者は原則3年間の勤務後、知事部局に異動し、そこから10年間は学校現場に戻ることはないとのこと。これに対して杉浦校長から学校現場にきちんと対応できる人材が来ればいいが、そうでない人材が来る可能性もあり心配であるとの懸念が示された。(閉会12:30)

7.その他
・旅費執行状況について…松梅中は常々節約に努めていたため不足となることはないとのこと。ただし、付替えに回せるほど予算残が出るかは不明。
・大和中帳簿点検は1月末まで完了。2・3月分は学校内で対応する。

*第24回大和支援室実践会議 平成25年2月28日(木) 14:00~ 春日小学校

「平成24年度県費旅費執行状況、共有フォルダ活用について」

1.平成24年度県費旅費執行状況について
佐賀市の旅費付替えは2/8(金)までに鍋島小山田事務長に報告。十分に見込み精査の後に報告するために、報告は〆切間近に行なうこと。大和支援室各校の状況は、春日小が1・2・3月を残して約8万円、川上小は1万円程度佐賀市付替えに提供できる見込み、松梅小は1月末時点で3万6千円残があるが支払保留としている出張が多い、春日北小は1月末時点で約2万円残なので付替え補填を希望、大和中は昨年並みで精査をすると4千円程度不足となるが付替え希望は出さないとのこと。また今回は佐賀市の旅費付替えだが、3月には一斉呼び込みのための旅費付替え希望調査が佐賀県教職員課から依頼される予定。

2.「大和支援室共有フォルダ」活用内容検討
どこでもノーツを利用して支援室内の情報共有ができるようになったが、個人情報を含む資料の取扱いについて検討した。例えば給与電算報告審査のために給与基本資料をPDF化して取り込めるが、この場合はファイルにパスワードを設定して閲覧制限を行なうなど話し合った。共同実施のときに活用するなら、いずれかの学校に拠点となる部屋を決めて、その部屋にノーツ対応PCを設置することが最善との意見も出た。本格的に利用するのは来年度からとなる予定。

3.その他
・学事課指導訪問(松梅小)…消防計画を消防署に提出する際は、鑑をつけること。
・同(春日北小)…PTA会費を支払うときはPTAで請求書を作成し、それを添付する。
          理科室の薬品台帳は記入漏れのないようにする。
・出張復命書は県外泊ありの場合必ず作成。但し旅費別途出張は県監査では対象外。
・大和中帳簿点検…12/31犬塚文教諭まで完了。
・教材備品の同等品審査の際は、カタログ写しに校内簡易決裁様式を付ける。

*第23回大和支援室実践会議 平成25年2月7日(木) 9:00~ 大和中学校
*第2回大和学校運営支援室協議会 同 11:00~ 大和中学校校長室

「松梅小学校、学事課指導訪問に向けた支援」

1.平成25年度から新たに統括事務長が設置
①旧教育事務所管内に1名ずつ配置され、県内に合計5名。②53~59歳未満の事務長から試験選考する。③教育事務所の副所長と兼任し、学校での配置勤務とする。

2.平成24年度県費旅費について
佐賀市内での旅費付替えは、1月中旬に予定されている。その後、3月に一斉呼び込みのための旅費付替えもある。

3.佐賀市小中学校支援室長会議報告
①諸富中・富士中・春日小・思斉小中の定期監査予備指摘事項が紹介。②学校集金等学事課指導訪問の調査観点が公表された。学校集金、安全点検簿・防火対象物維持台帳、理科薬品庫はこれを基に整備をする。③平成25年度から支援室運営にノーツを活用する。主な目的は個人情報の持ち出しを極力少なくし、紛失等の危険を防止すること。支援室ごとに運営方法は決めてよいが、パスワードを設定するなどの情報管理体制を整える。

4.学校集金等指導訪問に向けた支援
学校集金の不正着服事案発生を受けて、17年度から実施されている。学事課森指導員が防火対象物維持台帳を点検し、室員は学校集金会計書類を点検した。どちらもきちんと整備されていた。不備がある部分は付箋を付けるなどチェックをした。

5.その他
・大和支援室協議会を2/13日までに開催する。早めに日程希望調査に回答すること。
・年度末退職者(定年等)の定職手当の試算は、昨年度は1/13付で送付されたので、今年も近日中に届く。こまめに校長に確認を取る。
・電子黒板が25年度小4~小6、26年度中1~中3、27年度小1~小3の予定で順次導入される。今年度2月~3月に学事課がLAN調査を実施する。
・諸手当認定…住居1件
・松梅小、松梅中帳簿点検…12/28まで終了

*第22回大和支援室実践会議 平成25年1月31日(木) 14:00~ 大和中学校

「12月末退職者に係る事務処理」

1.当面の県費・市費事務
10月分~12月分新聞購読伝票…納品日12/31、検査検収日1/4。1月分~3月分負担行為起票日は12/28。平成25年2月期児童手当徴収依頼データの作成(提出不要)は1/7〆切。

2.平成25年度以降の旅費配当の算定基準見直し調査
旅費不足で「本来出張とすべき勤務を校外勤務扱いや実際支給がないにも関わらず旅費別途扱いとして処理している」という現状を教職員課も把握していると思うが、この現状は服務上問題があるのではないか。旅費が出なくても出張できる制度を作ることや、定期的な共同実施や事務研、校長会などの出張回数を減らすことが必要ではないか。すでに来年度5月の教科等部会を減らすことは計画されている。今後の付替えは1月中旬と、一斉呼び込み旅費のための3月に予定されている。

3.退職手当の改正について
12月末退職者の支給内申書は、1/4までに佐賀市学校教育課に提出(各校対応)。履歴書には「辞職を承認する」と記入すること。12/25、9:00からは共済・互助退職者相談室がグランデはがくれで開催されるので参加する(3月末退職者対象は2月に開催される)。また、退職後1月から臨任となる職員は職員番号が変更されるので注意する(内申がいつになるかは未定)。

4.その他
・1月給与電算報告…点検審査は各校対応とし、12/27までに春日北小に提出。間に合わない場合はその旨の連絡と、提出物一覧表(FAX又はメール)の送付を忘れずに。
・12月分非常勤講師勤務実績報告は年内に東部教育事務所に提出が望ましい。
・諸手当認定…通勤2件、住居1件。
・川上小帳簿点検…12/19まで終了。

*第21回大和支援室実践会議 平成25年1月11日(木) 14:00~ 松梅小学校

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